Le point de départ : Excel et des appels sans fin

L'Ordre des kinésithérapeutes de Galice regroupe 1 247 membres répartis dans toute la communauté. Pendant des années, la gestion des cotisations se faisait avec un tableur : chaque mois de janvier, les reçus étaient générés manuellement, envoyés par courrier postal, et l'on attendait que les membres versent le montant sur le compte.

Le résultat était prévisible. Fin février, près de 15 % des membres n'avaient toujours pas payé. La secrétaire, Carmen, consacrait entre 6 et 8 heures chaque semaine à croiser les données de la banque avec le fichier Excel, à envoyer des relances individuelles par e-mail et à répondre aux appels de membres qui voulaient savoir si leur reçu était bien arrivé.

« C'était un travail qui n'apportait aucune valeur. Il ne s'agissait que de courir après les gens et de faire coïncider des chiffres. Chaque année, nous disions que l'année suivante nous ferions mieux, et rien ne changeait jamais », se souvient Carmen.

La décision : miser sur le prélèvement SEPA

Après avoir évalué plusieurs options, l'ordre a choisi Fustibus pour une raison précise : c'était le seul logiciel qui incluait le prélèvement SEPA sans frais de configuration supplémentaires et avec la prise en charge du processus complet (obtention des mandats, notification préalable, gestion des rejets).

La mise en œuvre a duré 3 jours ouvrés. L'équipe de Fustibus s'est chargée de la migration de la base de données depuis Excel, a vérifié l'encodage des champs et a configuré les modèles de communication. Carmen n'a eu à toucher aucun fichier d'importation.

Le premier cycle de prélèvement automatisé a été lancé en janvier. 1 247 notifications préalables ont été envoyées par e-mail avec 5 jours d'avance et la remise SEPA a été générée en un seul clic.

Le résultat : de la course aux paiements à l'oubli total

À la clôture de janvier, 98,2 % des membres étaient à jour de paiement, contre 85 % l'année précédente. Les rejets bancaires ont été traités automatiquement avec une seconde relance, et seule une poignée de cas a nécessité une intervention manuelle.

Carmen est passée de 8 heures par semaine consacrées aux encaissements à moins d'une heure. Ce temps a été redistribué vers l'accompagnement direct des membres et l'amélioration de la communication institutionnelle.

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