Il punto di partenza: Excel e telefonate infinite

L'Ordine dei Fisioterapisti della Galizia riunisce 1.247 iscritti distribuiti in tutta la comunità. Per anni la gestione delle quote è stata affidata a un foglio di calcolo: ogni gennaio le ricevute venivano generate a mano, spedite per posta e si attendeva che gli iscritti versassero l'importo sul conto.

Il risultato era prevedibile. A fine febbraio circa il 15% dei soci non aveva ancora pagato. La segretaria, Carmen, dedicava tra le 6 e le 8 ore ogni settimana a incrociare i dati della banca con il foglio Excel, inviare solleciti individuali via email e rispondere alle chiamate degli iscritti che volevano sapere se la loro ricevuta fosse arrivata correttamente.

«Era un lavoro che non aggiungeva alcun valore. Era solo rincorrere le persone e far quadrare i numeri. Ogni anno dicevamo che l'anno dopo avremmo fatto meglio e non cambiava mai nulla», ricorda Carmen.

La decisione: puntare sull'addebito diretto SEPA

Dopo aver valutato diverse opzioni, l'ordine ha scelto Fustibus per un motivo preciso: era l'unico software che includeva l'addebito diretto SEPA senza costi aggiuntivi di configurazione e con il supporto dell'intero processo (raccolta dei mandati, preavviso, gestione degli insoluti).

L'implementazione è durata 3 giorni lavorativi. Il team di Fustibus si è occupato della migrazione del database da Excel, ha verificato la codifica dei campi e ha configurato i modelli di comunicazione. Carmen non ha dovuto toccare alcun file di importazione.

Il primo ciclo di incasso automatizzato è partito a gennaio. Sono stati inviati 1.247 preavvisi via email con 5 giorni di anticipo e la distinta SEPA è stata generata con un solo clic.

Il risultato: dal rincorrere i pagamenti al non pensarci più

Alla chiusura di gennaio il 98,2% degli iscritti era in regola con i pagamenti, contro l'85% dell'anno precedente. Gli insoluti bancari sono stati gestiti automaticamente con un secondo avviso e solo pochi casi hanno richiesto un intervento manuale.

Carmen è passata da 8 ore a settimana dedicate agli incassi a meno di 1 ora. Quel tempo è stato reinvestito nell'assistenza diretta agli iscritti e nel migliorare la comunicazione istituzionale.

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