En resumen: toda asociación debe llevar una contabilidad que muestre la imagen fiel de su patrimonio, resultado y situación financiera (artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002). El marco de referencia es la adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos (Real Decreto 1491/2011) y, para las más pequeñas, el plan de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos del ICAC. Las cuentas se aprueban cada año en asamblea, y las de utilidad pública se presentan además en el registro.
Muchas asociaciones llevan la tesorería en una hoja de cálculo y lo llaman contabilidad. Para una entidad muy pequeña puede bastar un libro de ingresos y gastos bien llevado, pero en cuanto hay subvenciones, actividades con precio o trabajadores, hace falta algo más sólido.
¿Qué contabilidad exige la ley a una asociación?
La Ley de Asociaciones no impone un plan contable concreto, pero sí un resultado: que la contabilidad permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, y de las actividades realizadas. Además:
- Las asociaciones de utilidad pública deben rendir cuentas anuales en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio ante el registro correspondiente.
- Las entidades acogidas a la Ley 49/2002 deben llevar la contabilidad conforme a la normativa de entidades sin fines lucrativos y presentar una memoria económica.
- Las subvenciones suelen exigir justificar el gasto con facturas, pagos y, a veces, contabilidad separada por proyecto.
¿Qué plan contable usa una asociación?
- Real Decreto 1491/2011: adapta el Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, con cuentas propias para cuotas de asociados, subvenciones, ayudas concedidas y la cuenta de resultados por actividades.
- Plan de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos (Resolución del ICAC de 26 de marzo de 2013): una versión simplificada para entidades que no superan determinados límites de activo, ingresos y trabajadores.
- Criterio de caja: algunas entidades muy pequeñas sin actividad económica llevan solo un libro de ingresos y gastos. Comprueba si te basta con tus estatutos, tu registro autonómico y los financiadores.
¿Qué libros conviene llevar?
- Libro diario: todos los movimientos, por orden de fecha.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: el inventario de bienes, que la Ley de Asociaciones exige, y las cuentas aprobadas.
- Libro mayor: el detalle por cuenta, que no es obligatorio pero sí imprescindible para trabajar.
¿Qué cuentas se presentan a la asamblea?
Como mínimo, el balance, la cuenta de resultados y una memoria que explique las actividades y el destino de los fondos. Muchas asociaciones presentan también la liquidación del presupuesto del año y el presupuesto del siguiente. Las cuentas deben aprobarse en la asamblea general ordinaria, normalmente en el primer semestre. Ver cómo organizar una asamblea de socios.
Ejemplo de cuenta de resultados de una asociación pequeña
Así podría presentarse a la asamblea, de forma resumida, el año de una asociación cultural:
- Ingresos: cuotas de socios 18.000 €; subvención municipal 6.000 €; inscripciones a talleres 4.500 €; donativos 1.500 €. Total, 30.000 €.
- Gastos: monitores de talleres 9.000 €; alquiler del local 7.200 €; actividades y fiestas 6.500 €; seguros y suministros 3.300 €; gestoría y comisiones bancarias 1.600 €. Total, 27.600 €.
- Resultado: excedente de 2.400 €, que la asamblea destina a los fines del ejercicio siguiente.
Presentarla por actividades (talleres, fiestas, estructura) en lugar de por tipos de gasto ayuda a los socios a entender en qué se usa cada euro, que es justo lo que propone la adaptación contable para entidades sin fines lucrativos.
Buenas prácticas para la tesorería
- Separa la cuenta bancaria de la asociación de cualquier cuenta personal.
- Registra cada gasto con su factura a nombre de la asociación y con su NIF.
- Concilia el banco cada mes con el extracto: es la forma de detectar a tiempo recibos devueltos y cargos olvidados.
- Diferencia ingresos por actividad: cuotas, subvenciones, donativos, actividades. Lo necesitarás para el Impuesto sobre Sociedades y para justificar subvenciones.
- Cierra el ejercicio en las primeras semanas del año siguiente, no la víspera de la asamblea.
Cómo te ayuda Fustibus
El módulo de contabilidad de Fustibus genera los asientos desde las cuotas, las facturas y los gastos, importa los extractos bancarios en formato Norma 43 y los concilia, y te da los libros oficiales, el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y el cierre del ejercicio. Los proyectos llevan su propio panel económico para justificar subvenciones.
Preguntas frecuentes
¿Una asociación tiene que auditar sus cuentas?
En general, no. Puede ser obligatorio por el volumen de la entidad, por recibir subvenciones públicas por encima de ciertos importes o porque lo exijan los estatutos o el financiador.
¿Hay que depositar las cuentas en el Registro Mercantil?
No. Las asociaciones no se inscriben en el Registro Mercantil. Las de utilidad pública rinden cuentas ante el registro de asociaciones que corresponda.
¿Puede llevar la contabilidad la tesorería de la junta?
Sí. No hace falta un contable profesional, aunque es recomendable que una gestoría revise el cierre y los impuestos.
¿Cuánto tiempo se guardan los justificantes?
Como mínimo, los cuatro años en los que Hacienda puede revisar los impuestos, contados desde el final del plazo de presentación de cada declaración. Si se aplica el Código de Comercio, seis años. Las subvenciones pueden exigir plazos mayores para justificar el gasto: revisa las bases de cada convocatoria.