El punto de partida: Excel y llamadas sin fin

El Colegio de Fisioterapeutas de Galicia agrupa a 1.247 colegiados repartidos por toda la comunidad. Durante años, la gestión de cuotas se hacía con una hoja de cálculo: cada enero se generaban los recibos manualmente, se enviaban por correo postal y se esperaba que los colegiados ingresaran el importe en cuenta.

El resultado era predecible. A finales de febrero, cerca del 15% de los socios aún no había pagado. La secretaria, Carmen, dedicaba entre 6 y 8 horas cada semana a cruzar datos del banco con la hoja de Excel, enviar recordatorios individuales por email y atender llamadas de colegiados que querían saber si su recibo había llegado correctamente.

"Era un trabajo que no añadía ningún valor. Solo era perseguir a la gente y cuadrar números. Cada año decíamos que el siguiente lo haríamos mejor y nunca cambiaba nada", recuerda Carmen.

La decisión: apostar por la domiciliación SEPA

Tras evaluar varias opciones, el colegio eligió Fustibus por una razón concreta: era el único software que incluía la domiciliación SEPA sin coste adicional de configuración y con soporte para el proceso completo (obtención de mandatos, notificación previa, gestión de devoluciones).

El proceso de implementación duró 3 días hábiles. El equipo de Fustibus se encargó de la migración de la base de datos desde Excel, revisó la codificación de los campos y configuró las plantillas de comunicación. Carmen no tuvo que tocar ningún fichero de importación.

El primer ciclo de cobro automatizado se lanzó en enero. Se enviaron 1.247 notificaciones previas por email con 5 días de antelación y la remesa SEPA se generó con un solo clic.

El resultado: de perseguir pagos a no pensar en ellos

Al cierre de enero, el 98,2% de los colegiados estaba al corriente de pago, frente al 85% del año anterior. Las devoluciones bancarias se tramitaron automáticamente con un segundo aviso, y solo un puñado de casos requirió intervención manual.

Carmen pasó de dedicar 8 horas semanales a los cobros a menos de 1 hora. Ese tiempo se redistribuyó a tareas de atención directa al colegiado y a mejorar la comunicación institucional.

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