El punt de partida: Excel i trucades sense fi

El Col·legi de Fisioterapeutes de Galícia agrupa 1.247 col·legiats repartits per tota la comunitat. Durant anys, la gestió de quotes es feia amb un full de càlcul: cada gener es generaven els rebuts manualment, s'enviaven per correu postal i s'esperava que els col·legiats ingressessin l'import al compte.

El resultat era previsible. A finals de febrer, prop del 15% dels socis encara no havia pagat. La secretària, la Carmen, dedicava entre 6 i 8 hores cada setmana a creuar dades del banc amb el full d'Excel, enviar recordatoris individuals per correu i atendre trucades de col·legiats que volien saber si el seu rebut havia arribat correctament.

"Era una feina que no aportava cap valor. Només era perseguir la gent i quadrar números. Cada any dèiem que l'any següent ho faríem millor i mai no canviava res", recorda la Carmen.

La decisió: apostar per la domiciliació SEPA

Després d'avaluar diverses opcions, el col·legi va triar Fustibus per una raó concreta: era l'únic programari que incloïa la domiciliació SEPA sense cost addicional de configuració i amb suport per al procés complet (obtenció de mandats, notificació prèvia, gestió de devolucions).

El procés d'implementació va durar 3 dies hàbils. L'equip de Fustibus es va encarregar de la migració de la base de dades des d'Excel, va revisar la codificació dels camps i va configurar les plantilles de comunicació. La Carmen no va haver de tocar cap fitxer d'importació.

El primer cicle de cobrament automatitzat es va llançar al gener. Es van enviar 1.247 notificacions prèvies per correu amb 5 dies d'antelació i la remesa SEPA es va generar amb un sol clic.

El resultat: de perseguir pagaments a no pensar-hi

Al tancament de gener, el 98,2% dels col·legiats estava al corrent de pagament, enfront del 85% de l'any anterior. Les devolucions bancàries es van tramitar automàticament amb un segon avís, i només un grapat de casos va requerir intervenció manual.

La Carmen va passar de dedicar 8 hores setmanals als cobraments a menys d'1 hora. Aquest temps es va redistribuir a tasques d'atenció directa al col·legiat i a millorar la comunicació institucional.

Technology