Abiapuntua: Excel eta etengabeko deiak

Galiziako Fisioterapisten Elkargoak 1.247 kolegiatu biltzen ditu erkidego osoan. Urteetan zehar, kuoten kudeaketa kalkulu-orri batekin egiten zen: urtarrilean eskuz sortzen ziren ordainagiriak, posta bidez bidaltzen ziren eta kolegiaturek kontura dirua sartzea esperatzen zen.

Emaitza aurreikusgarria zen. Otsailaren amaieran, bazkideen %15ek oraindik ez zuen ordaindu. Carmen idazkariak astero 6 eta 8 ordu artean ematen zituen bankuko datuak Excel orriarekin gurutzatzen, banako gogorarazpenak bidaltzen eta ordainagiriak ondo iritsi ziren galdegiten zuten kolegiatureen deiei erantzuten.

"Balio gehitzen ez zuen lana zen. Jendea ehizatzea eta zenbakiak kuadratzea baino ez zen. Urte bakoitzean hurrengo urtean hobeto egingo genuela esaten genuen eta ez zen inoiz ezer aldatzen", gogoratu du Carmenek.

Erabakia: SEPA domiziliazioan apustua egitea

Hainbat aukera ebaluatu ostean, elkargoak Fustibus aukeratu zuen arrazoi zehatz batengatik: SEPA domiziliazioa konfigurazio kostu gehigarririk gabe eta prozesu osoarentzako laguntzarekin (aginduen lorpena, aldez aurreko jakinarazpena, itzulketen kudeaketa) barne zuen software bakarra zen.

Ezarpen prozesua 3 egun baliodun iraun zuen. Fustibus taldeak Excel-etik datu basearen migrazioa egin zuen, eremuen kodeketa berrikusi zuen eta komunikazio txantiloiak konfiguratu zituen. Carmenek ez zuen inportazio fitxategirik ukitu.

Lehen kobrantza ziklo automatizatua urtarrilean abiatu zen. 1.247 aldez aurreko jakinarazpen bidali ziren emailez 5 eguneko aurrerapenarekin eta SEPA remesa klik bakar batekin sortu zen.

Emaitza: ordainketak ehizatzetik haiei buruz ez pentsatzera

Urtarrila itxi zenean, kolegiatureen %98,2 egunean zegoen ordainketetan, aurreko urteko %85aren aldean. Bankuko itzulketak bigarren ohartarazteko automatikoki kudeatu ziren eta kasu gutxi batzuek bakarrik eskuzko esku-hartzea behar izan zuten.

Carmen kobrantzei astero 8 ordu eskaintzetik ordu bat baino gutxiagora pasa zen. Denbora hori kolegiatureen arreta zuzeneko zereginetara eta komunikazio instituzionala hobetzera banatu zen.

Cybersecurity