O ponto de partida: Excel e chamadas sem fim

A Ordem dos Fisioterapeutas da Galiza agrupa 1.247 membros distribuídos por toda a comunidade. Durante anos, a gestão das quotas era feita com uma folha de cálculo: cada janeiro geravam-se os recibos manualmente, enviavam-se por correio postal e esperava-se que os membros depositassem o valor na conta.

O resultado era previsível. No final de fevereiro, cerca de 15% dos membros ainda não tinham pago. A secretária, a Carmen, dedicava entre 6 a 8 horas por semana a cruzar dados do banco com a folha de Excel, enviar lembretes individuais por e-mail e atender chamadas de membros que queriam saber se o recibo tinha chegado corretamente.

"Era um trabalho que não acrescentava nenhum valor. Só era perseguir pessoas e quadrar números. Cada ano dizíamos que no ano seguinte faríamos melhor e nunca mudava nada", recorda a Carmen.

A decisão: apostar no débito direto SEPA

Depois de avaliar várias opções, a ordem escolheu o Fustibus por uma razão concreta: era o único software que incluía o débito direto SEPA sem custo adicional de configuração e com suporte para o processo completo (obtenção de mandatos, notificação prévia, gestão de devoluções).

O processo de implementação durou 3 dias úteis. A equipa do Fustibus tratou da migração da base de dados a partir do Excel, reviu a codificação dos campos e configurou os modelos de comunicação. A Carmen não teve de tocar em nenhum ficheiro de importação.

O primeiro ciclo de cobrança automatizado foi lançado em janeiro. Foram enviadas 1.247 notificações prévias por e-mail com 5 dias de antecedência e a remessa SEPA foi gerada com um único clique.

O resultado: de perseguir pagamentos a não pensar neles

No fecho de janeiro, 98,2% dos membros estava em dia com os pagamentos, face a 85% do ano anterior. As devoluções bancárias foram tratadas automaticamente com um segundo aviso, e apenas um punhado de casos requereu intervenção manual.

A Carmen passou de dedicar 8 horas semanais às cobranças para menos de 1 hora. Esse tempo foi redistribuído para tarefas de atendimento direto ao membro e para melhorar a comunicação institucional.

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