Отправная точка: Excel и бесконечные звонки

Палата физиотерапевтов Галисии объединяет 1 247 членов по всему региону. Годами взносы вели в электронной таблице: каждый январь квитанции формировали вручную, отправляли обычной почтой и ждали, когда члены переведут сумму на счёт.

Результат был предсказуем. К концу февраля около 15% членов всё ещё не заплатили. Секретарь Кармен тратила от 6 до 8 часов в неделю на сверку банковских данных с таблицей Excel, отправку индивидуальных напоминаний по эл. почте и ответы на звонки членов, которые хотели убедиться, что их квитанция дошла.

«Эта работа не создавала никакой ценности. Мы просто бегали за людьми и сводили цифры. Каждый год мы говорили, что в следующем сделаем лучше, и ничего не менялось», — вспоминает Кармен.

Решение: сделать ставку на прямое списание SEPA

Оценив несколько вариантов, палата выбрала Fustibus по конкретной причине: это была единственная программа, где прямое списание SEPA входило без дополнительной платы за настройку и с поддержкой всего процесса (получение мандатов, предварительное уведомление, обработка возвратов).

Внедрение заняло 3 рабочих дня. Команда Fustibus взяла на себя перенос базы данных из Excel, проверила кодировку полей и настроила шаблоны сообщений. Кармен не пришлось трогать ни один файл импорта.

Первый цикл автоматического списания стартовал в январе. За 5 дней было отправлено 1 247 предварительных уведомлений по эл. почте, а реестр SEPA сформировался одним кликом.

Результат: от погони за платежами к спокойствию

На конец января 98,2% членов не имели задолженности против 85% годом ранее. Банковские возвраты обрабатывались автоматически со вторым уведомлением, и лишь единичные случаи потребовали ручного вмешательства.

Кармен перешла с 8 часов в неделю на сбор взносов к менее чем 1 часу. Это время было перераспределено на прямую работу с членами палаты и улучшение институциональных коммуникаций.

Technology