Der Ausgangspunkt: Excel und endlose Anrufe

Die Physiotherapeutenkammer Galicien vereint 1.247 Mitglieder in der gesamten Region. Jahrelang lief die Beitragsverwaltung über eine Tabelle: Jeden Januar wurden die Belege manuell erstellt, per Post verschickt, und man wartete darauf, dass die Mitglieder den Betrag überwiesen.

Das Ergebnis war vorhersehbar. Ende Februar hatten rund 15 % der Mitglieder noch nicht gezahlt. Die Sekretärin Carmen verbrachte jede Woche 6 bis 8 Stunden damit, Bankdaten mit der Excel-Tabelle abzugleichen, einzelne Erinnerungen per E-Mail zu verschicken und Anrufe von Mitgliedern entgegenzunehmen, die wissen wollten, ob ihr Beleg korrekt angekommen war.

„Das war Arbeit ohne jeden Mehrwert. Man lief nur Leuten hinterher und brachte Zahlen in Einklang. Jedes Jahr sagten wir, im nächsten machen wir es besser, und nie änderte sich etwas“, erinnert sich Carmen.

Die Entscheidung: auf SEPA-Lastschrift setzen

Nach Prüfung mehrerer Optionen entschied sich die Kammer aus einem konkreten Grund für Fustibus: Es war die einzige Software, die den SEPA-Lastschrifteinzug ohne zusätzliche Einrichtungskosten enthielt und den kompletten Prozess unterstützte (Einholen der Mandate, Vorabankündigung, Bearbeitung von Rücklastschriften).

Die Einführung dauerte 3 Werktage. Das Team von Fustibus übernahm die Migration der Datenbank aus Excel, prüfte die Kodierung der Felder und richtete die Kommunikationsvorlagen ein. Carmen musste keine einzige Importdatei anfassen.

Der erste automatisierte Einzugslauf startete im Januar. 1.247 Vorabankündigungen wurden mit 5 Tagen Vorlauf per E-Mail verschickt, und die SEPA-Einreichung wurde mit einem einzigen Klick erzeugt.

Das Ergebnis: vom Hinterherlaufen zum Nicht-mehr-Daran-Denken

Zum Monatsende Januar waren 98,2 % der Mitglieder zahlungsaktuell, gegenüber 85 % im Vorjahr. Rücklastschriften wurden automatisch mit einer zweiten Erinnerung bearbeitet, und nur eine Handvoll Fälle erforderte manuelles Eingreifen.

Carmen kam von 8 Stunden pro Woche für den Beitragseinzug auf weniger als 1 Stunde. Diese Zeit floss in die direkte Betreuung der Mitglieder und in eine bessere institutionelle Kommunikation.

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